会务工作既复杂又系统。在进行筹备的过程中，一个环节出现差错，就会造成不可弥补的影响。会议能否取得预期的效果，与会务工作水平的高低有着直接的影响。

举办一场会议，需要提前将会议所需的事务安排好，以便会议可以顺利进行，这就需要合理分配会务的角色。在会议过程中，总会看到一批人，他们在会议进行中，时刻注意着参会客户的状态，以便及时地提供服务，这些都是合理分配会务角色下的表现。

参会客户能否第一时间对会议产生兴趣，与会务工作的安排情况是分不开的。当会议时间确定后，就要确定会务组成员，选出组长，然后各司其职，便可事半功倍。

会务的主要工作就是会场的布置，包括舞台、签到台等，还要对节目表演进行确定，并确定参会客户名单，及时做好座位安排。要做好会务工作，需做好以下几项工作。

第一，前期准备工作。首先，拟订好会议计划，发邀请函，确定参会人数。其次，组建会务人员，根据会议的规模、周期来确定会务人员，成立筹备委员会，对会议所有的筹备工作进行负责，一般都是主办单位的成员。可以由一名主要领导任组长，再任命一位副组长，相关部门各派成员任组员。而且也可以建立子工作组，如秘书组、后勤组、宣传组、保卫组等，可根据会议的规模进行扩大或缩减。最重要的是，确定各组人员，明确分工，并定期进行碰头会议，信息交流保证流畅，使工作可以顺利进行。再次，准备好会议所需的资料。另外，后勤工作要有保障，通常两天以上的会议都会安排参会客户的食宿，后勤组要根据客户名单提前做好安排，保证客户可以顺利人住，客户的出行、餐饮等都要有专人负责。最后，根据会议主题布置会场，给客户留下一个好的第一印象。

第二，中期服务工作。到了中期服务阶段，作为会务组成员，一定要提前一个小时到会议现场，对会场的准备工作进行反复检查，确保没有问题。安排专人将资料分发给参会客户，做好签到与引导工作。在会议进行中要时刻维持现场的秩序，并根据会议议程做好服务工作。后勤组要对茶水的供应提供保障，还要备好纸张、签字笔等。还要做好会议纪念品的准备，并尽量满足参会客户的合理要求。在会议中期，会务组成员除了要做好服务工作外，还要针对反馈信息做出应急措施。以便突发状况发生时可以顺利解决。在这一阶段非常考验会务人员的应变能力与责任感，要求会务人员要分工明确，将责任细分到个人，且对于完成时间也要进行标明。当天的会议结束要对当天情况进行总结、交流，以便在第二天做出适当的调整。

第三，后期结束工作。会议结束并不代表会务工作的结束。会后的总结工作也是非常必要与重要的。这一阶段的工作较为烦琐，需要极大的耐心去完成，其中包括：送离参会客户、会场善后、整理会议资料、会务总结等。事先要订好参会客户的车票或是机票，并安排车辆将其送到车站或是机场。然后是会场的善后，将剩余的材料带回去，尤其是对记录有会议相关信息的材料需做好妥善处理。做好客户的清退工作，然后进行账目结算。之后就是对会议文件进行整理归档，不管是会前的准备材料，还是会中所产生的会议资料，抑或是会后所产生的文件，收集好之后，都要进行整理并归档，由专人进行保管。最后是会务总结工作。

会务工作是需要相互配合才能出色完成的。会务成员之间要做到分工明确，工作便可有条不紊地进行。这样才能使会议顺利进行，进而给参会客户留下一个好的印象。杭州销售外包公司